Kiat Mengatasi Karyawan yang Sulit

KIAT MENGATASI KARYAWAN YANG SULIT

Oleh :

Guno Tri Tjahjoko

direktur digitaleadership consultant

Pada bulan Juni yang lalu saya diminta membawakan training di Bandung dengan topik Dealing with Difficult People. Dalam sesi diskusi ada peserta training yang bercerita dan bertanya kepada saya, sebagai berikut :

“Staf saya sudah bekerja 20 tahun, dia merasa tidak pernah naik jabatan.Dia ingin jabatan yang layak dan gaji yang besar. Namun pada saat saya menawarkan jabatan untuk dia pindah divisi, dia tidak mau.Sementara itu di divisi saya, dia tidak mengalami kemajuan. Tahun depan saya pensiun, dia saya tawarkan untuk menggantikan posisi saya juga tidak mau. Dia sering masuk kantor seenaknya sendiri. Datang hanya absen, setelah itu pergi.Kalau dinasihati dan ditegur dia taat, tetapi minggu depan diulang lagi. Apa yang dia lakukan ternyata memengaruhi rekan yang lain. Mereka ikut-ikutan malas bekerja. Bagaimana caranya saya mengatasi karyawan yang sulit tersebut ?”

Ini hanya salah satu kasus tentang karyawan yang sulit dihadapi oleh manejer atau pimpinan kantor. Bagaimana mengatasi masalah karyawan yang sulit diatur ? Kasus yang saya paparkan tadi tampaknya dimulai dari sistem perekrutan karyawan yang bermasalah. Banyak pimpinan perusahaan mengganggap remeh perekrutan karyawan, sehingga berdampak nantinya pada karyawan yang sulit diatur. Saya berargumen bahwa karyawan yang diseleksi dengan alat tes psikologi saja kurang memadai untuk mengetahui karakter yang sebenarnya. Alat tes psikologi hanya sarana untuk membantu kita memahami apakah dia memiliki kemampuan intelektual, kerjasama,kepemimpinan dan antusias dalam bekerja.Namun alat tes tersebut terjemahan dari luar yang tentunya perlu ada kontekstualisasi dengan kebutuhan di Indonesia.

Yang sering kali dilupakan oleh para ahli psikologi atau HRD ialah karyawan adalah manusia yang memiliki perasaan, pikiran dan keinginan. Yang sering kali terabaikan ialah bagaimana mengetahui karakter atau keinginan karyawan. Pada waktu dia akan masuk kerja, dia bisa berpura-pura menurut dan sepertinya orang yang terhormat. Namun sering kali setelah karyawan bekerja dua tahun baru tahu aslinya. Oleh karena itu untuk mencegah dan mengatasi karyawan yang sulit diatur diperlukan beberapa kiat, sebagai berikut :

1. Pahami temperamen karyawan

Karyawan adalah manusia yang memiliki temperamen atau sifat yang tertatanam dalam dirinya. Menurut teori ada empat temperamen dasar manusia, yakni : (1) sanguinis, (2) kholeris, (3) melankolis dan (4) plegmatis. Sanguinis dan kholeris cenderung berpembawaan ekstrovert, dimana mereka lebih suka membuka diri dan bicara apa adanya. Sebaliknya temperamen melankolis dan plegmatis cenderung introvert dan berpembawaan pendiam atau berorientasi pada diri lebih besar. Pada kenyataannya temperamen manusia tidak hanya satu saja, namun bisa tercampur antara dua atau tiga perpaduan. Pada waktu seorang karyawan masuk dalam perusahaan temperamen karyawan tersebut tidak hilang, namun untuk sementara dia ‘menyembunyikannya’, agar kelihatan selaras dengan yang diinginkan perusahaan. Pada saatnya nanti dia akan muncul seperti angin yang bertiup tidak kelihatan, namun dapat dirasakan dampaknya.Memahami temperamen karyawan ini penting bagi manajer atau HRD dalam rangka rekrutmen. Dengan mengetahui karakter dasar karyawan, maka pimpinan atau HRD akan mudah mengendalikan karyawan (lih.www.digitaleadership.biz/library – saya memberikan ebook gratis tentang temperamen kaitannya dengan pekerjaan)

2.Pahami masalah yang dihadapi karyawan

Pada umumnya pihak perusahaan tidak mau memahami masalah yang dihadapi karyawannya, sehingga muncul tindakan pembangkangan atau sulit diatur. Asumsi dasarnya perusahaan tidak mau rugi dengan mengurusi urusan pribadi karyawannya. Mereka yang diterima bekerja dalam perusahaan harusnya orang yang profesional dan mampu mengatasi masalah pribadi. Namun yang terjadi karyawan yang sulit diatur biasanya dia bermasalah dengan dirinya atau dia memiliki masalah di rumah dengan keluarganya. Untuk menunjukkan kejengkelannya dia membuat tindakan yang melawan aturan. Sikap yang bijak ialah mencoba berpikir seperti karyawan berpikir. Mengapa karyawan sulit diatur ? Tentu ada penyebabnya mengapa mereka sulit diatur ?

3. Ajak karyawan berbicara dari hati ke hati

Karyawan memiliki perasaan dan kebutuhan perasaan ialah kesediaan pimpinan atau HRD untuk mendengar keluh kesah mereka.Bila mereka sudah mengeluarkan keluh kesahnya, maka hal ini pertanda dia masih peduli dengan pekerjaannya.Karyawan yang sulit diatur biasanya ada motif tersembunyi yang ingin dia sampaikan. Studi kasus tersebut diatas menunjukkan sang karyawan menginginkan jabatan, namun dia takut mengambil resiko.Karena dia takut mengambil resiko, dan maunya hanya gaji besar, maka dia seperti anak kecil yang sedang merengek minta ice cream, namun orang tua tidak memberikannya karena dia sedang sakit tenggorokan. Oleh karena itu sikap yang bijak ialah pimpinan mengajak dia bicara secara pribadi dan mencoba mencari tahu apa masalah dasar yang sedang dia hadapi. Karyawan membutuhkan diterima sebagai manusia yang utuh yang perlu diperhatikan dan dikasihi.

4. Memberdayakan karyawan secara positif

Karyawan tidak hanya butuh gaji saja, mereka membutuhkan pikiran mereka dihargai dengan cara pimpinan menerima ide atau masukan yang positif. Karyawan akan senang kalau diberi kepercayaan untuk melakukan tugas yang sesuai dengan keahliannya. Libatkan karyawan dalam pengambilan keputusan, sehingga apa yang telah disepakati bersama mengikat semua karyawan. Dengan memberdayakan karyawan secara positif, perusahaan akan diuntungkan karena hal ini akan memperkecil karyawan yang sulit. Biasanya karyawan yang sulit diatur ini membutuhkan tempat yang tepat untuk dia berekspresi. Seperti seorang anak kecil yang rewel ketika ada tamu dirumah, dia akan semakin bikin ulah kalau dibiarkan. Oleh karena itu anak yang rewel tersebut perlu diberi ‘mainan’, untuk mengalihkan kerewelannya tersebut.

5. Arahkan pikiran karyawan sama dengan tujuan perusahaan

Pada umumnya karyawan tidak memahami visi,misi dan tujuan perusahaan. Mereka hanya tahu kerja dengan target. Kalau karyawan tidak mengetahui visi dan misi perusahaan secara detil, maka mereka bekerja hanya untuk mencari gaji dan kedudukan. Untuk itu diperlukan suatu langkah trobosan, agar karyawan memahami visi dan misi perusahaan. Bukan hanya target saja yang mereka ketahui. Perusahaan yang berfokus pada target produksi dengan mengabaikan pemahaman visi,misi dan tujuan akan menjadikan karyawan sebagai obyek. Artinya karyawan hanya dianggap sebagai ‘obyek’ yang digaji untuk menghasilkan barang.Perusahaan dengan paradigma memahami karyawan sebagai obyek, maka dia akan lemah dalam membangun budaya perusahaan yang tangguh. Untuk mengarahkan pikiran karyawan agar sama dengan tujuan perusahaan diperlukan sikap positif untuk bersinergi. Sikap yang bijak yang diperlukan ialah menerima usulan dan kritik dari karyawan untuk kemajuan perusahaan.

6.Mengembangkan budaya perusahaan yang manusiawi

Karyawan yang sulit diatur seperti tersebut diatas,mungkin merasa dirinya tidak diperlakukan secara manusiawi. Datang pagi hari absen, siang duduk-duduk dan pulang sore hari absen. Irama kerja sepertinya mekanis,padahal mereka manusia yang membutuhkan sentuhan kasih sayang. Sudah terbukti perusahaan yang mengembangkan dan berkomitmen dengan keyakinan yang dimilikinya yang disebut budaya kerja (corporate culture) akan lebih unggul dibandingkan perusahaan yang tidak memiliki budaya kerja. Budaya kerja tersebut dapat dirumuskan bersama antara pimpinan dan karyawan yang kemudian dilakukan dan dievaluasi bersama. Budaya disiplin, kerja keras,menghormati sesama karyawan,kejujuran,keberanian, inovasi dan kreasi dapat dibiasakan dalam diri karyawan. Kalau karyawan dilibatkan dalam proses pengembangan dan penerapan budaya kerja, maka perusahaan akan diuntungkan karena kinerja karyawan akan prima.

7. Beri reward atau punishment

Untuk karyawan yang sulit diatur perlu diperingatkan sampai tiga kali, namun kalau tetap tidak berubah perusahaan dapat memberikan sangsi yang tegas. Apabila masih tetap dan tidak berubah, maka perusahaan bisa mengambil sikap memecat karyawan tersebut. Sebaliknya karyawan yang kerja bagus dan berprestasi perlu diberikan penghargaan yang layak, yang dapat memotivasi karyawan lain berprestasi.Sikap yang bijak yang perlu diterapkan pemimpin ialah bersikap tegas, manusiawi, berani dan tepat dalam mengambil keputusan.

Untuk informasi training Dealing with Difficult People, silahkan kunjungi www.digitaleadership.biz. Kami memberikan 21 ebook gratis yang membantu meningkatkan kualitas kerja anda.

kaki Merapi, 16 Juli 2011

http://ekonomi.kompasiana.com/manajemen/2011/07/16/kiat-mengatasi-karyawan-yang-sulit-379110.html#

Manajemen Waktu sebagai Motivasi

Artikel Motivasi : Manajemen Waktu sebagai Motivasi

Suatu hari, seorang ahli ‘Manajemen Waktu’ berbicara di depan sekelompok mahasiswa bisnis, dan ia memakai ilustrasi yg tidak akan dengan mudah dilupakan oleh para siswanya. Ketika dia berdiri dihadapan siswanya dia mengeluarkan toples berukuran galon yg bermulut cukup lebar, dan meletakkannya di atas meja.
Lalu ia juga mengeluarkan sekitar selusin batu berukuran segenggam tangan dan meletakkan dengan hati-hati batu-batu itu kedalam toples. Ketika batu itu memenuhi toples sampai ke ujung atas dan tidak ada batu lagi yg muat untuk masuk ke dalamnya, dia bertanya: “Apakah toples ini sudah penuh?”
Semua siswanya serentak menjawab, “Sudah!” Kemudian dia berkata, “Benarkah?”

Dia lalu meraih dari bawah meja sekeranjang kerikil. Lalu dia memasukkan

kerikil-kerikil itu ke dalam toples sambil sedikit mengguncang-guncangkannya,
sehingga kerikil itu mendapat tempat diantara celah-celah batu-batu itu.
Lalu ia bertanya kepada siswanya sekali lagi: “Apakah toples ini sudah penuh?”
Kali ini para siswanya hanya tertegun,”Mungkin belum!”, salah satu dari siswanya menjawab.
“Bagus!” jawabnya.
Kembali dia meraih kebawah meja dan mengeluarkan sekeranjang pasir. Dia mulai memasukkan pasir itu ke dalam toples, dan pasir itu dengan mudah langsung memenuhi ruang-ruang kosong diantara kerikil dan bebatuan.
Sekali lagi dia bertanya, “Apakah toples ini sudah penuh?”
“Belum!” serentak para siswanya menjawab.
Sekali lagi dia berkata, “Bagus!”
Lalu ia mengambil sebotol air dan mulai menyiramkan air ke dalam toples, sampai toples itu terisi penuh hingga ke ujung atas. Lalu si Ahli Manajemen Waktu ini memandang kepada para siswanya dan bertanya: “Apakah maksud dari ilustrasi ini?”
Seorang siswanya yg antusias langsung menjawab, “Maksudnya, betapapun penuhnya jadwalmu, jika kamu berusaha kamu masih dapat menyisipkan jadwal lain kedalamnya!”
“Bukan!”, jawab si ahli, “Bukan itu maksudnya. Sebenarnya ilustrasi ini
mengajarkan kita bahwa :
JIKA BUKAN BATU BESAR YANG PERTAMA KALI KAMU MASUKKAN, MAKA KAMU TIDAK AKAN
PERNAH DAPAT MEMASUKKAN BATU BESAR ITU KE DALAM TOPLES TERSEBUT.
“Apakah batu-batu besar dalam hidupmu? Mungkin anak-anakmu, suami/istrimu, orang-orang yg kamu sayangi, persahabatanmu, kesehatanmu, mimpi-mimpimu. Hal-hal yg kamu anggap paling berharga dalam hidupmu. Ingatlah untuk selalu meletakkan batu-batu besar tersebut sebagai yg pertama, atau kamu tidak akan pernah punya waktu untuk memperhatikannya. Jika kamu mendahulukan hal-hal yang kecil dalam prioritas waktumu, maka kamu hanya memenuhi hidupmu dengan hal-hal yang kecil, kamu tidak akan punya waktu untuk melakukan hal yang besar dan berharga dalam hidupmu”.
Selamat mengisi hidup

Read more: http://www.artikelbagus.com/2012/05/manajemen-waktu-sebagai-motivasi.html#ixzz2jFK0gE60

Pengorganisasian Struktur Manajemen, Actuating Manajemen, Mengendalikan Fungsi Manajemen

5.   Pengoganisasian Struktur Manajemen

A.   Definisi Pengorganisasian

Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani, yaitu “organon” atau di dalam bahasa Latin “Organum” yang berati alat, bagian, anggota atau badan. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan bersama. Beberapa Ahli mengemukakan definisi organisasi sebagai berikut.

1.     James D. Mooney

Menurut James D. Mooney, dalam bukunya The Principles of Organization, organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.

2.     Chester I. Barnard

       Chester I. Bernard mengemukakan dalam bukunya The Function of The Excecutive, organisasi adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

3.     J. William Schulze

       Menurut J. William Schulze organisasi adalah suatu penggabungan dari orang-oirang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan

4.     Kamus Administrasi

       Dalam Kamus Administrasi dikatakan bahwa organisasi adalah suatu usaha kerjasama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Dari definisi-definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut.

a.  Dalam organisasi terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih).

b.  Dalam organisasi ada kerjasama

c.   Dalam organisasi ada tujuan bersama.

d.  Berdasarkan beberap pengertian diatas dapat dikatakan bahwa organisasi merupakan perkumpulan sekelompok orang yang melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini :

1.     Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya- sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.

2.     Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokkan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.

3.     Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan tugas-tugas dan para karyawan.

4.     Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.

                 Pengorganisasian dapat digolonngkan menjadi tiga langkah prosedur sebagai berikut:

1.    Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

2.    Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang.

3.    Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

           Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan memnbuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan tercermin dari pada struktur organisasi, yang mencakup aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu : 1) pembagian kerja, 2) departementalisasi (atau sering disebut dengan istilah departementasi), 3) bagan oirganisasi formal, 4) rantai perintah dan kesatuan perintah, 5) tingkat-tingkat hirarki manajemen, 6) saluran komunikasi, 7) penggunaan komite, 8) rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tak dapat dihindarkan.

B.    Definisi Struktur Organisasi

Struktur organisasi ( desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posis, maupun orang-orang yang menunjukkan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengadung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut :

1.    Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.

2.    Teknologi yang digunakan.

3.    Anggota (karyawan dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.

4.    Ukuran organisasi

Unsur-unsur struktur organisasi :

1.    Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi).

2.  Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan menunjukkan atas dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi dasar fungsional atau devisional atau lainnya (departementalisasi)

3.    Tingkatan manajemen. Suatu bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manajemen.

C.   Pengorganisasian sebagai Fungsi Manajemen

Salah satu fungsi manajemen yang penting adalah pengorganisasian yang sama pula pentingnya dengan fungsi perencanaan karena dengan pengorganisasian berarti akan memadukan seluruh sumber-sumber (resources) yang ada dalam organisasi, baik yang berupa sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya (sumber daya non manusia) harus diatur dan dipadukan sedemikian rupa untuk berjalannya suatu organisasi dalam rangkai pencapaian tujuannya. Pentingnya pengorganisasian sebagai fungsi yang dijalankan oleh setiap manajer atau orang-orang yang menjalankan manajemen dalam setiap organisasi.

6.   Actuating Manajemen

A.   Definisi Actuating

Actuating (penggerakan) adalah suatu fungsi pembimbingan dan pemberian pimpinan serta penggerakan orang-orang agar orang-orang tersebut mau dan suka bekerja. Berdasarkan pengertian tersebut jelaslah bahwa peranan penggerakan (actuating) sangat penting, karena penggerakan berfungsi untuk menggerakan fungsi-fungsi manajemen yang lain, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengawasan.

Menggerakan orang-orang agar mau dan suka bekerja mempunyai arti bagaimana menjadikan para pegawai sadar akan tugas dan kewajiban serta bertanggung jawab atas tugas yang dibebankan kepadanya tanpa menunggu perintah dari siapapun.

Ø   Faktor-faktor penting dalam keberhasilan penggerakan

Fungsi penggerakan tidak sekedar pekerjaan mekanis (mesin, elektronik) karena manusia bukanlah robot, oleh karenanya diperlukan faktor-faktor pendukung, seperti :

1.      Segi Organisasi

1.1.        Terdapat peraturan-peraturan

Maksudnya adalah adanya ketentuan-ketentuan yang memberi kemungkinan adanya kepastian perkembangan organisasi baik ke dalam maupun ke luar.

1.2.       Terdapat fasilitas-fasilitas

Maksudnya adalah fasilitas-fasilitas perangkat lunak atau perangkat keras yang diperlukan untuk gerak organisasi yang didasarkan atas pengkajian yang dapat dipertanggung jawabkan untuk memenuhi aspek kuantitas dan kualitas.

1.3.       Terdapat sarana komunikasi yang memadai

Sarana komunikasi yang memadai adalah segala sesuatu yang digunakan untuk menyampaikan dan menerima informasi, misalnya telepon, internet, mimbar, publikasi, journal dan sebagainya.

1.4.       Terdapat kader-kader pemimpin

Terdapat kader-kader pemimpin artinya bahwa untuk mendapatkan pimpinan yang jelas dan tegas ruang lingkup kepemimpinannya perlu dipertimbangkan dari dalam organisasi untuk memotivasi gerak organisasi kearah yang sesuai tujuan organisasi.

2.    Segi Pemimpin

2.1.     Wewenang maksudnya adalah pemimpin harus memahami akan tugas dan wewenang yang diembannya (delegation of authority)

2.3.     Memiliki kelebihan-kelebihan

            Maksudnya adalah suatu keadaan tertentu yang dimiliki seseorang dan tidak terdapat pada orang lain.

2.4.     Memiliki sifat-sifat kepemimpinan

            Menurut Ord Way Tead dalam bukunya “The Art of Leadership”, menyebutkan sifat-sifat yang harus dimiliki pemimpin adalah :

1.    Energi jasmani dan rokhani (physical and nerveus energy)

2.    Semangat untuk mencapai tujuan (a sence of purpose an direction)

3.    Ramah dan penuh perasaan (frend lyness and effection)

4.    Integritas (integrity)

5.    Kecakapan teknis (technical skill)

6.    Mudah mengambil keputusan (decisive ness)

7.    Cerdas (intelligence)

8.    Kecakapan mengajar (teaching skill)

9.    Keyakinan (faith).

3.    Segi Pegawai

Pegawai yang akan digerakkan harus mempunyai kemampuan untuk menerima dan memahami apa yang diberikan pimpinan baik petunjuk, bimbingan ataupun perintah, kemampuan itu antara lain :

a.    Memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai. Pengetahuan dan keterampilan mutlak harus dipunyai oleh pegawai, terutama yang berkaitan dengan organisasi tempat bekerja.

b.    Memiliki pandangan bahwa pengabdian adalah untuk organisasi, masyarakat dan negara bukan kepada pimpinan.

c.    Mau dipimpin, maksudnya adalah pegawai mempunyai rasa kesadaran, rasional dan terarah pada pengabdian yang seluas-luasnya, dan bukan karena terpaksa.

d.    Terpeliharanya tim kerja, maksudnya bahwa untuk berhasilnya fungsi penggerakan harus tetap terpeliharanya kekompakan tim kerja, tim kerja harus kokoh dan kuat baik kualitas maupun kuantitas ataupun baik fisik maupun batiniah.

B.   Pentingnya Actuating

Actuating penting dalam suatu manajemen dan organisasi karena berfungsi membimbing dan adanya arahan pimpinan serta penggerakan orang-orang agar orang-orang tersebut mau dan suka bekerja dalam arti menjadikan para pegawai sadar akan tugas dan kewajiban serta bertanggung jawab atas tugas yang dibebankan kepadanya tanpa menunggu perintah dari siapapun

C.   Prinsip-Prinsip Actuating

Menurut Robbins P. Stephens actuating dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.     Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri, karena perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari faktor-faktor lain seperti : perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.     Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkin tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu

c.      Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan.

7.   Mengendalikan Fungsi Manajemen

A.   Definisi Pengendalian (Controling)

Mc. Farland memberikan definisi, pengendalian adalah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan sesuai dengan rencana, perintah, tujuan atau kebijakan yang telah ditentukan.

B.   Langkah-langkah Dalam Kontrol

secara umum pengedalian dapat dilakukan dengan langkah sevagai berikut :

1.    Penetapan standar dan metode pengukuran kerja

2.    Mengukur kegiatan

3.    Membandingkan hasil pengendalian dengan hasil kegiatan

4.    Melakukan tindakan korektif terhadap penyimpangan yang terjadi

C.   Tipe-tipe Kontrol

Terdapat 4 tipe-tipe kontrol,yaitu sebagai berikut:

1.     Pengendalian dari dalam orgnisasi (Pengawasan Internal)

       Adalah pengendalian yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengendalian  ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan.

2.    Pengendalian Luar Organisasi (Pengawasan Ekstenal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengendalian  dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengendalian  dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan/pengendalian terhadap organisasinya.

3.   Pengendalian Preventif

Pengendalian preventif adalah pengendalian  yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan.

4.    Pengendalian Represif

Pengendalian represif adalah pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengawasan anggaran disebut post- audit).

D.   Kontrol Proses Manajemen

    Merupakan proses dimana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Kegiatan pengendalian manajemen yaitu : merencanakan, mengkoordinasikan, mengkomunikasikan, mengevaluasi, memutuskan, dan mempengaruhi.

Batas pengendalian kontol manajemen adalah :

·       Strategy Formulation (Formulasi Strategi)

Proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan dengan fokus jangka panjang

·       Management Control (Pengendalian  Manajemen)

Merupakan proses implementasi strategi

·       Task Control (Pengendalian Tugas)

Proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien

Sumber:

Endang, Sri R,Sri Mulyani, Suyetty. 2010. Modul Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta : Penerbit Erlangga.

Handoko, T. Hani. 1986. Manajemen edisi 2. Yogyakarta : BPFE.

Chapter 12 Pengendalian dan Pengawasan.Diakses pada 30 Oktober 2013 dari http://tinherniyani.trigunadharma.ac.id/wp-content/uploads/2012/06/CHAPTER-12-Pengendalian-atau-Pengawasan.pdf

Modul 4 : Pengorganisasian sebagai Salah Satu Fungsi Manajemen. Diakses pada 30 Oktober 2013 dari https://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&ved=0CCUQFjAA&url=http%3A%2F%2Fcai.elearning.gunadarma.ac.id%2Fwebbasedmedia%2Fdownload.php%3Ffile%3DPENGORGANISASIAN%2520SBG%2520FUNGSI.pdf&ei=CyZxUvekBoaErAeknYCYCQ&usg=AFQjCNGvfF1kRFby-6cQHgPi7WLsdF5R_Q&bvm=bv.55617003,d.bmk

Modul 5 : Dasar-dasar Manajemen. Diakses pada 8 Oktober 2013 dari http://data.bmkg.go.id/share/Dokumen/modul%208-11.pdf