Manajemen

Apa itu Manajemen?

Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

Pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi. Demikian pula pada kegiatan pengambilan keputusan byang kita kenal sebagai Sistem Informasi Manajemen atau Management Information System (MIS).

SIM adalah suatu sistem yang mengintegrasikan berbagai jenis data dan informasi mengenai berbagai macam kegiatan perkantoran, dalam rangka membantu pimpinan atau manajemen melakukan kegiatan pengambilan keputusan.

Sistem disini diartikan sebagai suatu mekanisme yang mengatur data dan informasi mulai dari pengumpulan, pemilihan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, penyajian pendistribusian kepada para manajemen atau pengambil keputusan. Sistem tersebut juga mengatur segala hubungan saling berkaitan, saling ketergantungan, dan saling mendukung, dari berbagai komponen dan fungsi kegiatan yang ada pada suatu perkantoran.

Informasi adalah data yang sudah diolah sesuai dengan kebutuhan pengambilan keputusan.

Manajemen disini adalah para pimpinan yang bertugas membuat keputusan yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan dari masing-masing fungsi yang ada di perkantoran, baik pada tingkat manajemen atas, manajemen tengah maupun manajemen bawah.

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa SIM adalah suatu sistem yang dapat menghasilkan informasi yang siap untuk dipergunakan oleh manajemen dalam mengambil keputusan.

Apa jenis-jenis manajemen?

A.     Manajemen Ilmiah (Scientific management)

Manajemen Ilmiah adalah manajemen yang berdasar ilmu, artinya yang dapat dikaji secara ilmiah, dianalisis dengan menggunakan metode ilmiah dan dapat diperoleh suatu sintesis. Dikatakan manajemen ilmiah karena dapat manajemen dapat dipelajari secara ilmiah di tempat-tempat pendidikan (sekolah, penidikan tinggi atau tempat-tempat kursus). Pelopor Manajemen Ilmiah adalah F.W. Taylor ( USA) dan H.Fayol (Perancis).

B.    Manajemen Sistematis

Manajemen Sitematis menunjukkan bahwa segala sesuatu diatur secara sistematis,yaitu secara tertib, rapi dan teratur dengan tujuan untuk menghindarkan hal-hal yang tidak dikehendaki.

C.    Manajemen Terbuka (Open Management)

Manajemen Terbuka sering menimbulkan salah pengertian, yang dimaksud dengan “terbuka“ di sini adalah di mana pimpinan sebelum mengambil suatu keputusan terlebih dahulu memberi kesempatan kepada staf dan bawahannya untuk memberikan saran-saran, ide-ide atau pendapat-pendapat, namun keputusan tetap ditentukan oleh pimpinan.

D.    Manajemen Demokratis

Yang dimaksud dengan demokratis di sini adalah mengarah ke demokrasi Pancasila. Jadi para staf dan bawahan bukan sekedar menyumbangkan pemikiran , prakarsa serta pertimbangan semata, tetapi ikut serta menentukan keputusan atas dasar musyawarah untuk mufakat.

     E.       Manajemen tradisional.

Manajemen Tradisional adalah manajemen yang digunakan dengan sistem kerja dan cara berpikir mengikuti cara-cara zaman dahulu dan bahkan sampai masa sekarang ini masih ada yang menggunakannya. Manajemen tradisional biasanya digunakan turun temurun, tidak ada kreasi, monoton dan tidak dinamis.

F.     Manajemen Bapak

Dikatakan “manajemen bapak “, karena dalam setiap usaha/kegiatan dari organisasi selalu mengikuti jejak bapak (pimpinan), apa yang dikatakan bapak itulah yang benar. Untuk manajemen semacam ini terdapat aspek baik buruknya.

Kepemimpinan

Arti kepemimpinan

Kepemimpinan didefinisikan sebagai seni atau proses untuk mempengaruhi dan mengarahkan serta menggerakkan orang lain agar mereka mau berusaha/bekerja untukmencapai tujuan yang hendak dicapai.

Fungsi-fungsi Utama Pemimpin

Ada dua fungsi utama dari seorang pemimpin, yaitu : (1).Fungsi pemecahan masalah dan (2). Fungsi Sosial

1.     Fungsi pemecahan masalah

Fungsi ini berhubungan dengan tugas seorang pemimpin dengan pekerjaan yang mencakup memberikan jalan keluar dari suatu masalah, memberikan pendapat dan inforamasi.

2.     Fungsi Sosial

Fungsi sosial berhubungan dengan kehidupan kelompoknya yang mencakup mendorong anggota kelompok untuk mencapai tujuan dan menjaga suasana kelompok.

Perencanaan

A.     Perencanaan (Planning)

Perencanaan adalah sesuatu yang akan direncanakan tentang apa yang akan dicapai, yang kemudian memberkan pedoman, garis-garis besar tentang apa yang akan dituju. Perencanaan merupakan persiapan-persiapan untuk pelaksanaan suatu tujuan, berupa rumusan-rumusan tentang “apa” dan “bagaimana “ suatu pekerjaan dapat dilaksanakan. Persiapan-persiapan tesebut dapat berupa tindakan-tindakan administrasi atas tindakan-tindakan selanjutnya.

B.    Definisi Perencanaan

Pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa.

C.   Manfaat Perencanaan

1.    Membantu Manajemen menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan

2.    Membantu dalam kristalisasi persesuaian masalah utama

3.    Memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

4.    Membantu penempatan tanggung jawab lebih cepat

5.    Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

6.    Memudahkan dalam koordinasi di antara berbagai bagian organisasi

7.    Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami

8.    Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

9.    Menghemat waktu, usaha, waktu dan dana

D.   Jenis Rencana

Organisasi menggunakan dua rencana utama :

1.    Rencana strategic

2.    Rencana operasional

Rencana operasional tumbah dari rencana strategic dan pernyataan misi, terdapat empat pokok perbedaan antara rencana strategic dan operasional :

1.     Horison waktu

2.     Ruang lingkup

3.     Kerumitan dan dampak

4.     Ketidaktergantungan

Sumber:

Amsyah, Zulkifli. 1989. Manajemen Kearsipan. Gramedia Pustaka Utama

Endang, Sri R,Sri Mulyani, Suyetty. 2010. Modul Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Penerbit Erlangga.

http://data.bmkg.go.id/share/Dokumen/modul%208-11.pdf