Pengorganisasian Struktur Manajemen, Actuating Manajemen, Mengendalikan Fungsi Manajemen

5.   Pengoganisasian Struktur Manajemen

A.   Definisi Pengorganisasian

Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani, yaitu “organon” atau di dalam bahasa Latin “Organum” yang berati alat, bagian, anggota atau badan. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan bersama. Beberapa Ahli mengemukakan definisi organisasi sebagai berikut.

1.     James D. Mooney

Menurut James D. Mooney, dalam bukunya The Principles of Organization, organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.

2.     Chester I. Barnard

       Chester I. Bernard mengemukakan dalam bukunya The Function of The Excecutive, organisasi adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

3.     J. William Schulze

       Menurut J. William Schulze organisasi adalah suatu penggabungan dari orang-oirang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan

4.     Kamus Administrasi

       Dalam Kamus Administrasi dikatakan bahwa organisasi adalah suatu usaha kerjasama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Dari definisi-definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut.

a.  Dalam organisasi terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih).

b.  Dalam organisasi ada kerjasama

c.   Dalam organisasi ada tujuan bersama.

d.  Berdasarkan beberap pengertian diatas dapat dikatakan bahwa organisasi merupakan perkumpulan sekelompok orang yang melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini :

1.     Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya- sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.

2.     Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokkan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.

3.     Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan tugas-tugas dan para karyawan.

4.     Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.

                 Pengorganisasian dapat digolonngkan menjadi tiga langkah prosedur sebagai berikut:

1.    Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

2.    Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang.

3.    Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

           Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan memnbuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan tercermin dari pada struktur organisasi, yang mencakup aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu : 1) pembagian kerja, 2) departementalisasi (atau sering disebut dengan istilah departementasi), 3) bagan oirganisasi formal, 4) rantai perintah dan kesatuan perintah, 5) tingkat-tingkat hirarki manajemen, 6) saluran komunikasi, 7) penggunaan komite, 8) rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tak dapat dihindarkan.

B.    Definisi Struktur Organisasi

Struktur organisasi ( desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posis, maupun orang-orang yang menunjukkan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengadung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut :

1.    Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.

2.    Teknologi yang digunakan.

3.    Anggota (karyawan dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.

4.    Ukuran organisasi

Unsur-unsur struktur organisasi :

1.    Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi).

2.  Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan menunjukkan atas dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi dasar fungsional atau devisional atau lainnya (departementalisasi)

3.    Tingkatan manajemen. Suatu bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manajemen.

C.   Pengorganisasian sebagai Fungsi Manajemen

Salah satu fungsi manajemen yang penting adalah pengorganisasian yang sama pula pentingnya dengan fungsi perencanaan karena dengan pengorganisasian berarti akan memadukan seluruh sumber-sumber (resources) yang ada dalam organisasi, baik yang berupa sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya (sumber daya non manusia) harus diatur dan dipadukan sedemikian rupa untuk berjalannya suatu organisasi dalam rangkai pencapaian tujuannya. Pentingnya pengorganisasian sebagai fungsi yang dijalankan oleh setiap manajer atau orang-orang yang menjalankan manajemen dalam setiap organisasi.

6.   Actuating Manajemen

A.   Definisi Actuating

Actuating (penggerakan) adalah suatu fungsi pembimbingan dan pemberian pimpinan serta penggerakan orang-orang agar orang-orang tersebut mau dan suka bekerja. Berdasarkan pengertian tersebut jelaslah bahwa peranan penggerakan (actuating) sangat penting, karena penggerakan berfungsi untuk menggerakan fungsi-fungsi manajemen yang lain, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengawasan.

Menggerakan orang-orang agar mau dan suka bekerja mempunyai arti bagaimana menjadikan para pegawai sadar akan tugas dan kewajiban serta bertanggung jawab atas tugas yang dibebankan kepadanya tanpa menunggu perintah dari siapapun.

Ø   Faktor-faktor penting dalam keberhasilan penggerakan

Fungsi penggerakan tidak sekedar pekerjaan mekanis (mesin, elektronik) karena manusia bukanlah robot, oleh karenanya diperlukan faktor-faktor pendukung, seperti :

1.      Segi Organisasi

1.1.        Terdapat peraturan-peraturan

Maksudnya adalah adanya ketentuan-ketentuan yang memberi kemungkinan adanya kepastian perkembangan organisasi baik ke dalam maupun ke luar.

1.2.       Terdapat fasilitas-fasilitas

Maksudnya adalah fasilitas-fasilitas perangkat lunak atau perangkat keras yang diperlukan untuk gerak organisasi yang didasarkan atas pengkajian yang dapat dipertanggung jawabkan untuk memenuhi aspek kuantitas dan kualitas.

1.3.       Terdapat sarana komunikasi yang memadai

Sarana komunikasi yang memadai adalah segala sesuatu yang digunakan untuk menyampaikan dan menerima informasi, misalnya telepon, internet, mimbar, publikasi, journal dan sebagainya.

1.4.       Terdapat kader-kader pemimpin

Terdapat kader-kader pemimpin artinya bahwa untuk mendapatkan pimpinan yang jelas dan tegas ruang lingkup kepemimpinannya perlu dipertimbangkan dari dalam organisasi untuk memotivasi gerak organisasi kearah yang sesuai tujuan organisasi.

2.    Segi Pemimpin

2.1.     Wewenang maksudnya adalah pemimpin harus memahami akan tugas dan wewenang yang diembannya (delegation of authority)

2.3.     Memiliki kelebihan-kelebihan

            Maksudnya adalah suatu keadaan tertentu yang dimiliki seseorang dan tidak terdapat pada orang lain.

2.4.     Memiliki sifat-sifat kepemimpinan

            Menurut Ord Way Tead dalam bukunya “The Art of Leadership”, menyebutkan sifat-sifat yang harus dimiliki pemimpin adalah :

1.    Energi jasmani dan rokhani (physical and nerveus energy)

2.    Semangat untuk mencapai tujuan (a sence of purpose an direction)

3.    Ramah dan penuh perasaan (frend lyness and effection)

4.    Integritas (integrity)

5.    Kecakapan teknis (technical skill)

6.    Mudah mengambil keputusan (decisive ness)

7.    Cerdas (intelligence)

8.    Kecakapan mengajar (teaching skill)

9.    Keyakinan (faith).

3.    Segi Pegawai

Pegawai yang akan digerakkan harus mempunyai kemampuan untuk menerima dan memahami apa yang diberikan pimpinan baik petunjuk, bimbingan ataupun perintah, kemampuan itu antara lain :

a.    Memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai. Pengetahuan dan keterampilan mutlak harus dipunyai oleh pegawai, terutama yang berkaitan dengan organisasi tempat bekerja.

b.    Memiliki pandangan bahwa pengabdian adalah untuk organisasi, masyarakat dan negara bukan kepada pimpinan.

c.    Mau dipimpin, maksudnya adalah pegawai mempunyai rasa kesadaran, rasional dan terarah pada pengabdian yang seluas-luasnya, dan bukan karena terpaksa.

d.    Terpeliharanya tim kerja, maksudnya bahwa untuk berhasilnya fungsi penggerakan harus tetap terpeliharanya kekompakan tim kerja, tim kerja harus kokoh dan kuat baik kualitas maupun kuantitas ataupun baik fisik maupun batiniah.

B.   Pentingnya Actuating

Actuating penting dalam suatu manajemen dan organisasi karena berfungsi membimbing dan adanya arahan pimpinan serta penggerakan orang-orang agar orang-orang tersebut mau dan suka bekerja dalam arti menjadikan para pegawai sadar akan tugas dan kewajiban serta bertanggung jawab atas tugas yang dibebankan kepadanya tanpa menunggu perintah dari siapapun

C.   Prinsip-Prinsip Actuating

Menurut Robbins P. Stephens actuating dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.     Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri, karena perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari faktor-faktor lain seperti : perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.     Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkin tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu

c.      Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan.

7.   Mengendalikan Fungsi Manajemen

A.   Definisi Pengendalian (Controling)

Mc. Farland memberikan definisi, pengendalian adalah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan sesuai dengan rencana, perintah, tujuan atau kebijakan yang telah ditentukan.

B.   Langkah-langkah Dalam Kontrol

secara umum pengedalian dapat dilakukan dengan langkah sevagai berikut :

1.    Penetapan standar dan metode pengukuran kerja

2.    Mengukur kegiatan

3.    Membandingkan hasil pengendalian dengan hasil kegiatan

4.    Melakukan tindakan korektif terhadap penyimpangan yang terjadi

C.   Tipe-tipe Kontrol

Terdapat 4 tipe-tipe kontrol,yaitu sebagai berikut:

1.     Pengendalian dari dalam orgnisasi (Pengawasan Internal)

       Adalah pengendalian yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengendalian  ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan.

2.    Pengendalian Luar Organisasi (Pengawasan Ekstenal)

Adalah pengendalian yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengendalian  dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengendalian  dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan/pengendalian terhadap organisasinya.

3.   Pengendalian Preventif

Pengendalian preventif adalah pengendalian  yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan.

4.    Pengendalian Represif

Pengendalian represif adalah pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengawasan anggaran disebut post- audit).

D.   Kontrol Proses Manajemen

    Merupakan proses dimana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Kegiatan pengendalian manajemen yaitu : merencanakan, mengkoordinasikan, mengkomunikasikan, mengevaluasi, memutuskan, dan mempengaruhi.

Batas pengendalian kontol manajemen adalah :

·       Strategy Formulation (Formulasi Strategi)

Proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan dengan fokus jangka panjang

·       Management Control (Pengendalian  Manajemen)

Merupakan proses implementasi strategi

·       Task Control (Pengendalian Tugas)

Proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien

Sumber:

Endang, Sri R,Sri Mulyani, Suyetty. 2010. Modul Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta : Penerbit Erlangga.

Handoko, T. Hani. 1986. Manajemen edisi 2. Yogyakarta : BPFE.

Chapter 12 Pengendalian dan Pengawasan.Diakses pada 30 Oktober 2013 dari http://tinherniyani.trigunadharma.ac.id/wp-content/uploads/2012/06/CHAPTER-12-Pengendalian-atau-Pengawasan.pdf

Modul 4 : Pengorganisasian sebagai Salah Satu Fungsi Manajemen. Diakses pada 30 Oktober 2013 dari https://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&ved=0CCUQFjAA&url=http%3A%2F%2Fcai.elearning.gunadarma.ac.id%2Fwebbasedmedia%2Fdownload.php%3Ffile%3DPENGORGANISASIAN%2520SBG%2520FUNGSI.pdf&ei=CyZxUvekBoaErAeknYCYCQ&usg=AFQjCNGvfF1kRFby-6cQHgPi7WLsdF5R_Q&bvm=bv.55617003,d.bmk

Modul 5 : Dasar-dasar Manajemen. Diakses pada 8 Oktober 2013 dari http://data.bmkg.go.id/share/Dokumen/modul%208-11.pdf